01/ Records Managers VS utilisateurs métiers : des besoins différents
Parce qu’il est responsable de l’archivage des documents engageants d’une entreprise selon un plan de classification bien défini, le Records Manager n’appréhende pas les documents de la même façon qu’un utilisateur métier. Il sera en effet plus intéressé par les règles relatives au type de document, - comme la durée de conservation -, que par le contenu même dudit document. Ainsi, un Records Manager aura tendance à organiser les différents documents selon le calendrier de conservation, plutôt que de créer des dossiers en fonction du contenu, en vue de faciliter leur accès. Pour organiser des documents RH, un Records Manager créera par exemple des sous-dossiers tels que :
- Candidatures
Jean Martin
Marie Dubois - Pièces d’identité
Jean Martin
Marie Dubois - Documents Fiscaux
Jean Martin
Marie Dubois - Références et recommandations
Jean Martin
Marie Dubois - Bilans des entretiens
Jean Martin
Marie Dubois
On comprend aisément qu’une telle organisation est lourde et peu intuitive, pour quiconque ne serait pas un Records Manager. Si un utilisateur voulait imprimer tous les documents relatifs à un employé spécifique, il devrait ouvrir plus d'une douzaine de dossiers avant d’accéder à ce qui l’intéresse. C’est pourquoi les utilisateurs ont tendance à organiser les documents en fonction de leurs besoins métiers pour traiter les affaires, afin de disposer d’un accès rapide et facile aux documents. Dans l’exemple précédent, un utilisateur chargé des ressources humaines aurait donc plutôt tendance à créer des dossiers pour chaque employé :
- Jean Dubois
Candidature
Pièce d’identité
Documents fiscaux
Références
Bilans des entretiens - Marie Dubois
Candidature
Pièce d’identité
Documents fiscaux
Références
Bilans des entretiens
Si cette organisation est simple à comprendre pour un utilisateur métier, elle ne fonctionne pas du tout pour un Records Manager. A l’échelle d’un groupe, la gestion des milliers de documents générés chaque année est pourtant cruciale. Sans une personne entièrement dédiée à cette tâche, le records management se retrouve désorganisé et laissé au hasard, avec un risque important de non-conformité. C’est pourquoi les gestionnaires de documents doivent pouvoir s’appuyer sur un système de classification fiable et précis, sans gêner l’accès aux autres utilisateurs, qui n’ont pas envie de se familiariser avec un système peu intuitif. La solution à ce conflit d’usage dicté par des besoins différents se trouve dans la transparence du records management.
02/ L’importance de la transparence en records management
Le principe d’un records management transparent est de permettre aux Records Managers et aux autres utilisateurs d’organiser le dépôt de documents de la manière qu’ils préfèrent selon le besoin, et ce, simultanément. De cette façon, les exigences en matière de gestion des documents n'interfèrent pas avec la stratégie d’entreprise. Les Records Managers gardent le contrôle de l'indexation, de l'archivage et de l'élimination des documents, tandis que le reste des utilisateurs peut jouir d’un accès simplifié aux documents. Il est ainsi possible de récupérer à tout moment des documents vitaux, sans compromettre les opérations quotidiennes.
03/ Les bénéfices d’une gestion transparente des archives
L'une des plus grandes forces de la gestion transparente des documents réside dans sa capacité à laisser les Records Managers libres de créer un plan de classement et de gérer les calendriers de conservation sans interférer avec les activités des métiers. Un tel système permet également aux Records Managers d'appliquer des politiques cohérentes sur une grande variété de supports, du contenu web aux messages électroniques archivés, en passant par les fichiers audios et vidéos.
Traçabilité accrue
Une gestion transparente des documents permet aux Records Managers de garder le contrôle sur la manière dont l'information est classée, tout en s’assurant qu’elle est présentée de façon intuitive pour les utilisateurs quotidiens du système. En effet, plusieurs configurations peuvent être envisagées afin de présenter des interfaces adaptées aux besoins de chacun.
Sécurité renforcée
Dans une stratégie de gestion transparente des documents, différentes structures de dossiers sont créées dans le dépôt : une pour les Records Managers et une ou plusieurs pour les utilisateurs métiers. L’ensemble est régi par différents droits d’accès, selon le type de document. Les Records Managers gèrent le sort final des documents engageants tandis que les utilisateurs métiers ont accès aux documents à partir de liens qui garantissent un niveau de sécurité élevé.
Gain de temps
La veille permanente garantissant la bonne classification (selon les règles de conservation) et le processus de classement (ou processus de dépôt) des documents est généralement la composante la plus coûteuse d'une solution de records management. Dans de nombreuses organisations, ce problème découle d’une part d’un manque de personnel côté Records Managers et leur incapacité à classifier l’ensemble des documents créés par une organisation de façon manuelle. D’autre part, les utilisateurs métiers, créateur du contenu, ne se sentent pas ou peu concernés par les politiques de conservation des records et ne souhaitent pas adopter un schéma de classification non-intuitif. Une gestion transparente des documents résout ce problème en classant automatiquement les documents au fur et à mesure qu'ils sont créés. Les utilisateurs responsables de la création du contenu n’ont qu’à définir le type de document en remplissant un champ obligatoire. Les workflows mis en place s’occupent ensuite de classer automatiquement les documents, selon leurs métadonnées, et calculent leurs dates limites de conservation.
04/ Records management : les bonnes pratiques à mettre en œuvre
S’appuyer sur des workflows
Le workflow est une fonctionnalité essentielle d’un système de gestion de documents pour le records management et la gestion de la qualité. Il peut d’ailleurs être d’intérêt dans différents cas d’applications :
- Déplacer, copier, ou éliminer des documents automatiquement ;
- Informer les Records Managers des tâches à réaliser via des notifications automatiques afin de simplifier le contrôle ;
- Archiver des documents automatiquement pour se conformer aux politiques de conservation des documents ;
- Séparer les copies de travail et les versions officielles des documents tout en conservant un historique des actions réalisées sur chaque document…
L’utilisation de workflows permet d’améliorer la qualité et la conformité de sa gestion documentaire tout en optimisant la productivité des collaborateurs. C’est l’automatisation offerte par les fonctionnalités de workflow qui rend le records management véritablement transparent. Et si la notion de transparence rend le respect du records management plus facile au niveau de l'entreprise, elle simplifie également le processus de dépôt des documents pour les utilisateurs métiers. Records Managers ou utilisateurs métiers, tout le monde y gagne !
Ajouter des fonctionnalités de records management aux portails web, couplées à l’ECM
Gérer des contenus créés ou stockés sur des portails web collaboratifs est un défi de taille pour les Records Managers. Une des solutions pour simplifier leur gestion consiste à intégrer les portails web à son application de records management. Depuis les bibliothèques de contenu du portail web, un utilisateur peut alors afficher le menu contextuel d’un document et l’envoyer directement au système ECM – qui a son tour, le soumettra au plan de classement préétabli. L’administrateur peut configurer l’interface entre le portail web et le système ECM pour faire en sorte que les métadonnées issues de la bibliothèque de contenu soient directement extraites du document lors de son importation, sans intervention de l’utilisateur. Ainsi, des documents peuvent automatiquement être nommés et gérés dans le système ECM, en fonction des métadonnées. En envoyant automatiquement ce contenu dans l’application de records management, sans intervention d'utilisateur, vous assurez la sécurité et veillez à ce que tous les dossiers soient gérés selon votre plan de classement.
A noter : Selon l’organisation de votre SI, l’application de records management peut être intégrée au système ECM ou bien la solution de records management fédère l’ensemble des systèmes ECM en place au sein de l’organisation.
Un records management transparent permettra aux records managers de suivre et de contrôler automatiquement les records, de leur création à leur destruction, en incluant leurs transferts, leur stockage et leur sort final (suppression, dépôt dans un centre d’archivage historique…). Il est ainsi plus facile de respecter les réglementations relatives à l'élimination des documents selon leur durée de conservation. L’automatisation permet aux Records Managers comme aux utilisateurs métiers de gagner un temps précieux pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Enfin, cette gouvernance et les processus associés minimisent les risques de perte de document pour cause d’une élimination mal gérée ou d’un classement rendant les documents introuvables. Dans un contexte réglementaire qui tend à intégrer davantage d’obligations de transparence dans le cycle de vie des archives, la mise en place d’un records management transparent permet de prendre une longueur d’avance appréciable et bénéfique à l’ensemble de l’entreprise.
